我的时间管理道与术(二)

本系列来自 水中颉 原创投稿。

本文续上篇《我的时间管理道与术(一):接受现实和感知时间》。

目标与计划

所谓达成目标,就是获得预期的结果,达到目的。有了目标,就可以倒推每个实施步骤,最终自然的形成计划。换而言之,计划就是设定目标,思考实施步骤,进而分配可以执行的具体任务,克服行动中遇到的各种问题,从而实现目标的管理技能。

根据目的、目标不同制定不同的计划,例如

  1. 对目标来说,通常制定“年度、季度、月、周的工作和学习计划”。
  2. 对某项任务来说,通常制定“项目实施计划”。
  3. 对于要解决的问题来说,通常制定过程管理中的“改进计划”。

目标、步骤、任务、行动……千头万绪的预期结果混在一起让人焦头烂额,无从下手。通过站在不同的视角,对目标进行六个层次的划分有助于我们在实现目标的过程中保持清晰地思路,从而更为合理、有效的计划。

目标与计划要点直观图

目标的SMART原则

  • Specific 具体的:越具体清晰越好,但描述要尽可能简单;
  • Measurable 可衡量的:建议设置验收机制并做好奖罚;
  • Attainable 可以达到的:目标是否现实可行;
  • Relevant 有关联性的:关注层各目标是相辅相成的;
  • Time-bound 有截止时间的:建议合理估算好时间花费更容易在特定期限内达成。

目标是否现实可行

所有最终执行到底的计划,都是因为其目标现实可行。证明目标现实可行的方法其实非常简单:“第一、已经有人做到了;第二、我与哪个人没有太大的差距。”

“已经有人做到了”并不代表我也能够做到。他用多长时间做到的?他通过什么方式做到的?我和他的区别究竟在什么地方?哪些是我确实无法超越的?我的相对优势在哪?我有没有可能通过一些方式弥补我的相对缺陷?也许还要问更多的问题,才可以确定设定的目标是现实可行的。并应该智慧的选择底线而非上线,踮脚要够得到才有现实意义。

常常面临的尴尬是:“如果不开始行动,我们往往无法确定目标是不是切实可行的,或者反过来,目标是不是确实不可行的。”于是,往往只有在我们开始行动之后,才能做出正确的判断。如果在行动过程中,确定目标确实不可行、不现实,坚持也不会有结果,那么“半途而废”并不意味着失败,反而意味着决策者无比的理智。

5W1H计划法

  • Why 何因:做这件事的企图和目的
  • What 何事:类似于Specific,对这个事情有着具体清晰的认识
  • Where 何地:地利也,熟悉完成事情所属的环境,可能情况,相应资源的利用和投入
  • Who 何人:都需要哪些人参与,人是最重要的资源,学会委派别人,团队协作
  • When 何时:天时也,注意估算好时间
  • How 何法:如何做,关注步骤,直面困难,验收机制等

计划管理要点

养成估算时间的好习惯

不要低估完成任务所需的时间。我们要从现在开始养成做任何事情之前先判断其熟悉程度(或陌生程度),再根据判断估算完成任务所需要的时间的习惯。一般情况下,“反正比一般人想的长多了”倒是个屡试不爽的假设。

关注步骤,直面困难

大多数人都知道自己想要什么和为什么要,但却始终没有弄明白怎么做才能得到。应该更多的关注目标怎么实现,关注步骤。(5W1H)花费比别人多的时间去落实每一个步骤,在确认无误后,再去有效的分配任务,并拆解任务,而且越具体越好,直至每个小任务都可以由一个人独立完成,甚至“番茄工作包25+5”。同时对每个任务特别是关键任务进行充分的“预演”,考虑应对各种接踵而至“意外”的对策。

有些人看起来在很努力,却总拿不出成绩。仔细观察会发现,他们效率低下,只是看上去努力而已。根本原因在于:他们“回避困难”。任何任务都包括相对简单和相对困难的部分,我们必须直面困难,先攻克“大石头”任务,才能水到渠成的完成计划,达成目标。

设置验收机制

为项目甚至每一个步骤,以及“大石头”任务设置验收机制,问自己“怎样算是做好?”。设立考核标准和奖罚内容(类似于电子游戏的正、反面回报系统)会非常重要,鼓励我们“加油干活”。

克服拖延,立即行动

迅速开始执行任务,不要拖延。所谓拖延,一般不是拖延着做事,而是拖延着不开始做事。究其原因,拖延是来自于心理的恐惧:一方面只要开始做事,就有做不好,做错的风险;另一方面过分在乎外部的评价,怕做不好而被别人嘲笑。

这时候我们需要告诉自己:第一、只要做事情,就肯定会遇到困难,事情越有价值,困难就越具规模,所以就很有可能出错或做不好;第二、一个人一旦开始认真做事,被嘲笑、被耻笑的几率将远远高于被夸奖、被鼓励的几率。而且一个经常嘲笑别人的人,只能说明他自己也不怎么样(成功的人懂得做事的艰辛和不易)。所以,以后不管遇到什么任务,永远不要再问“何时开始才好”,因为答案只有一个“Right Now!

效果与效率

没有效果,就没有效率。所谓效率,是在完成任务之后才能够衡量的,所以首先保证先完成任务,否则即使花了很多时间,看上去做了很多事情,但是效率为零。

提升效率的两个方法

提升效率的两个有效方法:原本可以串行的两件事情(一件机械、一件非机械)现在并行;重复性任务做完一次后,马上总结、整理、搞清流程,让其变成“傻瓜式”。

制作清单减少失误

清单从来都是最有效的组织工具之一,制作清单可以避免事件遗漏以减少失误。常见的清单类型有很多种,常见的有各种“任务清单”及“核查清单”等等,在制作自己的清单过程中,大可不必定太多的规矩来过分苛求自己,更不用什么都列清单。

制作清单最好的工具是纸和笔,当然也可以是顺手的软件。清单没必要精美和工整,灵活使用剪头和符号,一切以实用主义至上。另外,清单一定要随手可得。

任务清单的问题与对策不完全清单:

问题? @对策
简单和复杂的、长短期、不同层次的事情都放在一个任务清单中,感觉非常混乱,甚至有些任务是所属关系。 建立[清单系统][ca5859d7],不同清单放置不同层次和类型的任务。
任务清单的内容越来越多,压力越来越大,似乎永远也没有办法做完。 为任务清单设立截止时间和任务数量的限制,保证永远先做最重要的事情。
总是有计划外的事情加进来,太多意外如何与制作好的清单结合? 建立新信息产生后的处理流程,设定规则不同清单的进入规则,让新信息顺利进入所对应的清单,彻底解放大脑。
 <p>(完)</p> 

本文 我的时间管理道与术(二) 于 2016 年 05 月 30 日 发表在 褪墨·时间管理 ,转载请注明出处。

分类 时间管理 。标签 GTD时间管理目标计划

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